助教相信大家對 E-mail 結構有一定程度上的了解，也經常收發 E-mail 。 但是，你有想過發出去的信有沒有效果？
試著想想每天打開信箱湧來無數封信，你會先看哪一封呢？
本週就來學寫好 E-mail，應該要懂的基本要素。
電子郵件的基本要素
○ 主旨(Subject)
電子郵件的一個重要的部分就是「主旨」。每天一打開公司信箱後，通常就會開始陸續收到很多電子郵件，有些人甚至會收到上百封。在這樣大量的郵件中，一般都會按照重要性來處理，而「主旨」通常就是判斷信件是否重要的依據。
○ 敬稱(Salutation)
信件一開始時，對收件者的稱呼即為「敬稱」。敬稱的後面必須加一個標點符號，冒號(:)或逗號(,) 皆可，但是以冒號較正式。如果是第一次寫信給對方，那麼敬稱處最好以〈Dear + 全名〉來表達（如Dear Tsai Wenchuan: 或Dear Mr. Billy Williams:），會顯得比較正式。但如果對方以比較不正式的口吻寫信來時（如Hello James, 或Hi Susan,），那麼也可以用對等的方式來回信。
另外，如果不知道收件者的姓名與性別時，可以用To whom it may concern : 或Dear Sir or Madam : 。
○ 本文(Body)
為了讓收件者能夠立刻了解信件內容，撰寫英文電子郵件時，應該以「簡潔明瞭」為第一原則，並且將最重要的事情寫在本文的最前面。如果必須撰寫比較長的內容，那就應該將最重要內容寫在本文的第一段。郵件的段落數量也應該盡量控制在兩、三段內為佳。
另外，信件內容應該淺白易讀，以達到迅速傳達訊息的效果。
撰寫原則主要有以下幾點：
● 多使用簡單的字彙或語句
● 多使用動詞
● 多使用主動語態
● 多以第一人稱代名詞I或we表達
● 盡量使用簡短的句子或直接問句
● 適時使用縮寫形式（如I'm, we're等）
○ 結尾敬辭 (Complimentary Close)
本文結束後，一般都會加上結尾敬辭，如Best regards, / Best, / Kind regards, / Best wishes, 等，相當於中文的「敬上」。當收件者是客戶等重要人士時，最好使用Sincerely, 等比較正式的結尾敬辭。記得結尾敬辭一定要寫在信件本文的後面和自己簽名的前面。
○ 簽名 (Signature)
簽名可以寫出全名，有時也可只寫出名字。第一次寫信給對方時，可以將簽名寫成Ingting Chen (Mr.), Angela Lee (Ms.) 等；可在自己的姓名後面註明 (Mr.) 或 (Ms.)，讓對方知道寄件者的性別。
有些人會在郵件上設定自動簽名，通常包括公司名稱、部門名稱、職稱、電話號碼等基本資料。
例如：
George Peterson
Sales Manager
Giant Publisher
www.giantpublisher.com.tw
本文摘錄自《商務英文書信大全：300封標準實用範例》
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